Bagaimana Produk Post-it® merombak dengan cepat cara kerja kita

Dan, seorang tenaga lapangan, baru saja dipromosikan menjadi manajer produksi di perusahaan konstruksi besar. Meskipun ia meyakini kemampuannya mengelola kru di lokasi kerja, dia terkendala dalam hal tugas harian, laporan, dan dokumen. Dia menghubungi saya untuk membantunya mencari solusi.

Pada pertemuan pertama kami, saya melihat masalah yang biasa dihadapi saat seseorang menggantikan peran pendahulunya; segudang berkas dan dokumen tanpa pengetahuan yang cukup akan kepentingan atau kegunaannya. Untuk mengatasi tumpukan berkas ini, saya menugaskan Dan untuk meninjau dan menyingkirkan materi selama lima menit saja setiap hari. Seiring berlalunya waktu, ia semakin menguasai tugas hariannya. Tumpukan itu pun menjadi lebih mudah disingkirkan; hanya menyimpan berkas yang benar-benar berguna.

Dan jatuh pada jebakan pendatang baru dengan menempatkan tumpukan informasi di mejanya alih-alih segera membuat berkas. Kami membuat folder untuk beberapa formulir, materi referensi aktif, dan masing-masing krunya. Kami juga membangun portofolio formulir dan perlengkapan yang dia gunakan untuk pra-pertemuan proyek di lokasi kerja.

Perbaikan terakhir mengatasi kesulitan Dan mengingat beberapa tugas berulang yang harus dilakukannya setiap minggu. Saya merangkai daftar tugas harian warna-warni pada kartu lipat berlaminasi yang dia letakkan dalam jarak pandang di sebelah komputernya, sebagai pengingat visual yang dibutuhkannya untuk memenuhi tenggat waktu harian.

Setelah kami melalui waktu bersama, Dan menjadi yakin bahwa setiap pekerjaan akan terselesaikan tanpa ada yang terlewat. Ia menjaga meja kerjanya tetap rapi dan melaporkan bahwa sistem yang diterapkan sekarang sangat menghemat waktunya.

Anda butuh bantuan untuk menata sistem daftar tugas seperti Dan? Mulailah menggunakan Post-it® Super Sticky Notes, Post-it®Arrow Flags ,Post-it®Tabs.

Stephen adalah analis keuangan baru yang ingin mengembangkan bisnis praktiknya saat kami bertemu dengannya. Meskipun tampil profesional dan tertib, namun ia mengalami kendala dalam menangani dokumen.

USaat memasuki kantornya, kesulitan itu terlihat jelas. Tumpukan rapi dokumen menutupi seluruh lantai kantornya, dengan subjek yang berbeda-beda. Dindingnya berselotip kartu indeks, Post-it® Notes dan dokumen lain dengan catatan singkat menempel di garis tepinya.

Kendati Stephen punya kabinet arsip, baginya penting untuk menyimpan berkas aktifnya dalam jangkauan jarak pandang. Solusinya adalah menumpuk berkas-berkasnya secara vertikal dengan menggunakan baki berkas tumpuk sejumlah empat puluh lebih yang disusun dalam empat kolom. Setiap kolom dilabeli dengan salah satu kategori utama dari berkas aktifnya: Klien Aktif, Calon Klien, Brosur Cetak, dan Kampanye.

Berikutnya kami memilah-milah dinding catatan Stephen untuk melihat berapa banyak catatan yang tidak lagi relevan dan mengategorikan catatan yang masih relevan. Kami membuat zona berlabel khusus pada dinding tempat dia dapat terus-menerus meletakkan catatan. Menetapkan area berdasarkan kategori dapat menghemat waktu karena dia dapat mengakses bagian yang spesifik saat mencari kebutuhannya.

Berkas yang menutupi seluruh lantai di kantornya kini ditata secara vertikal di atas mejanya; semua dalam jangkauan mata dan tangan. Catatan yang ditempelkan di seantero dinding tidak lagi membingungkan karena kini telah berada dalam zona yang spesifik. Catatan tersebut menjadi alat bantu informasi yang berguna.

Produktivitas Stephen meningkat drastis dan tingkat stresnya pun merosot. Beberapa tahun kemudian, Stephen masih menggunakan menara baki untuk mengelola bisnisnya yang menguntungkan dan dinamis.

Siap melejitkan produktivitas Anda dengan sistem berkas seperti Stephen? Mulailah menggunakan Post-it® Flags, Post-it® Tabs.

“Upaya saya menata kantor berulang kali gagal dan saya tahu saat ini saya belum mengerahkan segenap kemampuan saya dalam bekerja." Itulah baris pembuka dari email Jerry, yang meminta bantuan kepada saya. Sebagai manajer tingkat atas yang membawahi tim penjualan kecil, Jerry terkendala oleh tumpukan berkas yang mengganggu pekerjaannya. Saya dengan cepat membaca bahwa dia tidak memiliki sistem yang konsisten dalam mengelola berkas dokumen.

Saya mulai melatihnya memilah-milah berkas dokumen menjadi tiga kategori berbeda; Arsip, Referensi, dan Gerakan.

Berkas arsip dapat berguna pada saat tertentu, namun tidak perlu dapat diakses dengan mudah. Kategori ini masuk ke lemari berkas terdekat dan disusun dengan orientasi A-Z untuk memudahkan pengambilan.

Kategori dokumen Referensi masuk ke folder berlabel di laci berkas meja Jerry; dekat namun tidak memenuhi bagian atas mejanya. Beberapa kelompok yang ada meliputi staf penjualan, proyek terkini, dan rencana pemasaran.

Akhirnya, kelompok Gerakan dibagi menjadi beberapa folder tindakan yang dinamai khusus dan disimpan dalam berkas dengan multibagian yang berlokasi di salah satu sisi mejanya. Folder-folder ini memungkinkan dia untuk tetap menggarap dokumen yang sedang diproses dengan label biasa seperti Wajib Dilakukan, Baca, dan Ganti Biaya, sekaligus menambahkan berkas aktif personal berupa Pertemuan Penjualan Berikutnya, Kunjungan Bisnis Berikutnya, dan Pembaruan Penjualan.

Menariknya, pertemuan mingguan kami dilakukan secara virtual tanpa bantuan saya secara langsung di sana. Kini ia menganggap ruangannya tenang dan tenteram, sehingga ia dapat leluasa bekerja dengan kemampuan maksimum.

Siap menata sistem arsip yang efektif bagi Anda? Mulailah dengan menggunakan Post-it®Super Sticky Notes, Post-it®Flags, Post-it® Tabs.

Ide bagus, alat bantu yang berguna, dan beberapa perbaikan mudah membantu ketiga orang ini. Jika Anda ragu untuk mencoba sistem yang baru, bayangkan itu sebagai eksperimen. Nantikan hasilnya dan putuskan apakah perubahan itu harus dipertahankan. Jika hasilnya tidak sesuai harapan, cobalah eksperimen yang lain hingga Anda menemukan cara yang efektif. Ketika Anda melakukannya, bersiaplah menyaksikan produktivitas Anda mengangkasa.

Ingin menjadikan kantor Anda lebih efektif lagi? Tengoklah kiat dan trik produktivitas Penataan Kantor kami.

pembicara, presenter media, dan konsultan produktivitas, adalah rekan-pendiri Everything’s Together. Louise membantu orang-orang yang ingin meningkatkan produktivitas mereka dengan mengoptimalkan waktu dan menggunakan ruang mereka semaksimal mungkin. Untuk informasi lebih lanjut mengenai Louise, kunjungi everythingstogether.com, LinkedIn, atau Facebook.

adalah Ahli Strategi Produktivitas, pendiri Chosen Course dan Living Peace, LLC, serta lulusan dari Harvard Divinity School. Erin membantu para pencetak prestasi beralih dari kelelahan ke keunggulan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai karyanya, kunjungi: chosencourse.com atau ikuti dia di Twitter @ChosenCourse.

adalah Penata Profesional Senior di Living Peace, LLC, dengan gelar M.S. dalam Information Science. Gabriela membantu kliennya mengembangkan sistem, kebiasaan, dan pola pikir yang mendatangkan kesuksesan, baik bagi kantor kecil maupun rumah. Untuk informasi lebih lanjut mengenai karyanya, kunjungi: living-peace.com atau saksikan videonya di YouTube-nya di LivingPeaceOrganize.

adalah pelatih produktivitas yang diakui keahliannya di lingkup nasional dan pembicara yang terkenal karena menggunakan Metode Struktur Fleksibel-nya yang revolusioner untuk membantu para profesional yang kewalahan guna mengubah "daftar tugas" menjadi "daftar pencapaian" sehingga mereka dapat merasa lebih produktif. Untuk informasi lebih lanjut mengenai dirinya, kunjungi mindingyourmatters.com atau LinkedIn. Dia juga dapat ditemukan di YouTube, Google+, Twitter, Facebook, Blog Talk Radio, dan Pinterest.